(3) 開示等の求めに応じる手続
保有個人データ等にかかる開示等の求めに応じる手続は、以下の通りです。なお、当組合が行うダイレクトメールや電話によるご案内等について、ご本人または代理人の方から利用停止のお申し出があった場合には、ただちにダイレクトメールや電話によるご案内のための個人情報の利用を中止いたします。
①「開示等の求め」のお申出先
当組合の保有個人データ等（個人データの第三者提供記録を含みます。）に関する開示等のお求めは、次の窓口までお申し出下さい。なお、お取引内容等に関するご照会は、最寄の各支店・本店のお取引窓口にお尋ね下さい。
ア．保有個人データに関する開示請求窓口
〒822-0022
福岡県直方市知古2丁目3番4号
直鞍農業協同組合 総務課
イ．受付時間
営業日の午前9時から午後5時
②「開示等の求め」に際して提出すべき書面の様式その他の「開示等の求め」の方式
・ 当組合所定の「保有個人データ等の開示等にかかる請求書」（別紙１）をご記入のうえ、直接上記の申出先にご来店くださるか、郵送による方法により申し込んでください。
③開示等の求めをする者がご本人またはその代理人であることの確認の方法
・ ご本人
来店による請求の場合
運転免許証、パスポートなどの公的書類の提示をお願いします。
郵送の場合
郵送の場合には、以下の必要書類を添付の上申し込んでください。
・ 運転免許証又はパスポートの写し
・ 「保有個人データ等の開示等にかかる請求書」（別紙１）に実印の押印したものと印鑑証明書
（交付日より６ヶ月以内のもの）
・ 代理人資格の確認
法定代理人の場合
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるものにより確認させていただきます。
任意代理人の場合
本人の印鑑証明書（交付日より６ヶ月以内のもの）付きの請求書および委任状の提出をお願いします。
なお、代理人による請求は来店のみでの対応とし、ご本人および代理人双方の確認をご本人請求に準じて行わせていただきます。
④利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法
1回の申請ごとに、550円。
来店によるご請求の場合は、ご請求時に徴収させていただきます。郵送による請求の場合には、550円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
＊ 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の請求がなかったものとして対応させていただきます。
(4) 安全管理措置に関する事項
法第23条の規定による保有個人データの安全管理措置の主な内容は次の通りです。
①基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「直鞍農業協同組合個人情報保護方針」を策定しています。
②個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその
任務等について「個人情報取扱規程」を策定しています。
③組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員及び当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
④人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に対する研修を実施しています。
⑤物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための
措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体 等を持ち運ぶ場
合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
⑥技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェア
から保護する仕組みを導入しています。
⑦外的環境の把握
・当組合は、外国において個人データを取り扱いません。 |
